メールを振り分けする(Webメール)

メールを振り分けする(Webメール)
Googleメールでは、一般的なメールソフトでいうフォルダ分け(振り分け)に相当する機能として「ラベル分け」という機能があります。ラベル機能の簡単な使い方を紹介します。

  1. http://mail.google.com/ を開きます。
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    ①右上の「設定」をクリックします。
    ②設定タブの「ラベル」をクリックします。
    ③ラベル欄に振り分けをしたいラベル名を入力して「作成」ボタンを押します。
    ここでは「NASステータス」というラベルを作成します。※ラベル名=フォルダ名のように捉えて下さい
  2. 作成ボタンを押下後、左側の受信トレイ一覧に「NASステータス」という項目が出現しました。
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  3. 設定タブにもどります。
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    ①「フィルタ」をクリックします。
    ②「新しいフィルタを作成」をクリックします。
  4. 振り分けをしたいメールの情報をフィルタ設定に入力します。
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    ここでは「件名」に「Status Report:定期報告」と含まれていた場合の振り分け条件を作成します。
  5. 条件に適合するものを摘出します
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    ①「フィルタテスト」ボタンをクリックすると、受信トレイ内にあるメールでフィルタ条件に適合するものが抽出されます。
    ②意図したとおりのテスト結果であれば「次のステップ」をクリックします。
  6. フィルタの作成画面に切り替わります。
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    ①「受信トレイをスキップ」をチェックします。
    ②「ラベルをつける」にチェックし、プルダウンメニューから先ほど作成した「NASステータス」を選択します。
    ③「このフィルタを下記のxx件の…」にチェックを入れてすでに受信済みのメールに対してフィルタを適用させます。
    ④最後に「フィルタを作成」ボタンを押します。
  7. 左側のラベル名「NASステータス」をクリックすると条件に該当するメールが振り分けられていることが分かります。
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  8. ラベルの色を変えたい場合はラベル名左の□をクリックすることで変更が可能です。
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  9. 注意 : 「1つのメールが複数のラベルに渡って振り分けされる」
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    例えば、このようフィルタ条件と格納先ラベル名を設定したとします。
    ラベル1…「NASステータス」、フィルタ条件「件名:Status Report:定期報告」
    ラベル2…「機器情報」、フィルタ条件「キーワード: Status」件名に「Status Report:定期報告」というメールが届いたとします。
    ラベル1の判定で「Status Report:定期報告」とラベル2の「Status」という両方の条件に適合します。
    このような場合、2つのラベルにまたがって振り分けられます。
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