昔からメールの使い方は人によって様々ですが、本記事は嘉村の個人的な見解として公開しています。
メールの使い方、設定方法でどの設定を選べばよいか分からない場合に参考にして下さい。
嘉村個人の利用事例はこちら

A.メールをパソコンの中に保存する必要が有りますか?

1. はい　⇒　Bへ進む。
2. いいえ　⇒　Webメールを使う(Gmail)

B.メールの設定になれている?

1. はい　⇒　Cへ進む。
2. いいえ　⇒　Webメールを使う(Gmail)

メールの設定になれていない方はWebメールを使用しましょう。設定にかかる時間や用語を理解、不具合時の対処などに要する労力を考えるとWebメールで十分です。

C.シーン別選択

1. 大学のパソコン1台でメールを送受信できればよい。
   利用者:事務職員・非常勤職員向け
   ⇒「POPで受信する」
   【WHY】1台のパソコンでメールを送受信する場合、他からの接続する必要がないため、常に1台のパソコンにデータが蓄積されていきます。仕事場以外で藝大メールを使用しない場合はこの方法がベストです。

   【注意点】
   メールソフトを変更したり、PCを新しくした場合にデータの移行が大変です。
   理解されている方のみ利用しましょう。

2. 大学のパソコン1台+自宅のパソコン1台で送受信する。
   利用者:教員・外出が多い事務職員
   ⇒「IMAPで受信する」
   【WHY】複数台のPCで受信する場合、メールデータをサーバ上に残しておく必要が有るからです。「POPS」でもサーバ上にメールを残すという設定で同様の事が可能ですが、GmailではIMAPが推奨されているからです。
3. 大学のパソコン1台+自宅のパソコン1台+携帯電話
   利用者:教員・非常勤教員・外出が多い事務職員
   ⇒「IMAPで受信する」+「Webメールを使う」
   【WHY】理由はほぼ同じですが、外出時や移動中に携帯電話からメールを確認したい場合は、携帯電話のWebメールを使用するため、Webメール利用が加わります。
   【注意点】
   IMAP設定されているパソコンでメールを「ゴミ箱」へ入れた場合、Webメール上でも挙動が反映されます。
4. 自宅のパソコン1台+ネットカフェ+携帯電話
   利用者:学生
   ⇒「IMAPで受信する」+「Webメールを使う」
   【WHY】3と同じです。ネットカフェなどのオープンスペースからWebメールを利用する場合、必ずログアウトして下さい。ログアウトしない場合、他人に悪用される可能性があります。
   【注意点】
   IMAP設定されているパソコンでメールを「ゴミ箱」へ入れた場合、Webメール上でも挙動が反映されます。
5. 大学のパソコン1台+自宅のパソコン1台+ノートPC1台+携帯電話
   利用者:教員
   ⇒「IMAPで受信する」+「Webメールを使う」
   または
   ⇒「Webメールを使う」

   【WHY】複数台の機器でメールを見たい場合はサーバ上にメールのデータが残っている必要が有ります。従って、IMAPを利用して各PC上にメールデータを保存しつつも、Webブラウザでアクセスしたときにも使えるようにしておきたいという方向けになります。
   【注意点】
   IMAP設定されているパソコンでメールを「ゴミ箱」へ入れた場合、Webメール上でも挙動が反映されます。